TerminFAQ

Die Verwaltung von Terminen ist ein wesentliches Merkmal von Outlook, was einen Unterschied zu einem  einfachen Mailprogramm ausmacht. Outlook kann aber nicht nur die Termine in ihrem Postfach verwalten, sondern Sie können auch andere Teilnehmer zu Terminen einladen. Outlook versendet dann entsprechende Einladungen, die vom Outlook des Empfängers erkannt und bei Bedarf sogar automatisch verarbeitet werden.

Sie können dann diesen Termin mit den Optionen in der Symbolleiste einfach zusagen, oder auch ablehnen. Im Hintergrund übernimmt Outlook diesen Termin in ihren Kalender und übermittelt  dem Organisator einen entsprechenden Status.

Allerdings gibt es immer wieder Situationen, in denen Termine unerklärbar verschwinden, nicht eingetragen werden oder Teilnehmer von Verschiebungen nichts mit bekommen. In den seltensten Fällen ist dies aber ein Fehler von Exchange, wie ich immer wieder feststellen darf, sondern eine Frage der Nutzung bzw. Missbrauch.

Das passiert im Hintergrund

Wenn Sie einen Termin nicht nur in ihrem eigenen Kalender, sondern auch mit anderen Personen vereinbaren, so sendet Outlook im Hintergrund immer Mails mit Aktualisierungen zu den anderen Teilnehmern. Wenn Sie also einen Termin verschieben oder löschen, dann erhalten die Teilnehmer eine Änderungsmitteilung, die diese entsprechend übernehmen können. Hierbei kann es jedoch zu Störungen kommen, die nicht so einfach zu ermitteln sind.

Es gibt noch einige weitere Fallstricke. Achten Sie daher darauf, dass Sie "Grundregeln für die Arbeit mit Terminen" (Siehe weiter unten) berücksichtigen.

Grundregeln für die Arbeit mit Terminen

Wenn Sie mit Outlook ihre Termine verwalten, dann möchten Sie sicher sein, dass Sie auch aktuelle Informationen nutzen. Daher sollten Sie einige Grundregeln beachten.

Auch wenn die Termine und Einladungsfunktion von Outlook sehr leistungsfähig ist, so eignet Sie sich zwar vortrefflich für die Organisation von Terminen aber ist kein Ersatz für ein Projektmanagement. Überprüfen Sie auch, ob bestimmte Termine vielleicht in einem öffentlichen Kalender besser abgelegt sind, auch wenn Sie hierüber keine Erinnerungen erhalten.

Outlook Sniffer

Auch Outlook hat einen nicht unerheblichen Anteil am Termingeschäft. So prüft ein Hintergrundprozess, ob in ihrem Postfach neue Einladungen aufgetaucht sind. Wenn dem so ist, dann übernimmt Outlook dieses Einladungen schon mal auf Verdacht in ihren Kalender. Dort erhalten diese den Status "unter Vorbehalt". Die Einladung im Postfach bleibt jedoch vorhanden. Dieser Prozess ist also nicht mit dem "AutoAcceptAgent" oder der AutoAccept-Funktion von Exchange 2007 zu verwechseln.

Sie als Anwender haben weiterhin die volle Kontrolle über die Einladungen und können also wie gewohnt absagen oder zusagen, der "Outlook Sniffer" belegt aber den Termin im Kalender vorsorglich schon mal vor, dass andere Personen sie erst mal nicht weiter einladen. Dies hilft z.B. Konflikte zu vermeiden.

Exchange 2007 Terminerweiterungen

Exchange 2007 hat eine ganze Menge von neuen Funktionen für die Terminverarbeitung nachgerüstet. Ausgehend von der neuen Funktion von Outlook 2007 direkt über den Concierge-Service nach den Frei/Belegt-Zeiten in den Kalendern der Teilnehmer zu fragen und damit die Verzögerungen der Free/Busy Updates zu reduzieren, enthält Exchange 2007 auch jede Menge Code, um Terminanfragen schon für den Benutzer zu beantworten.

The Calendar Attendant reduces scheduling conflicts by limiting calendar items (request, declines, accepts) in the inbox to the latest version. The Calendar Attendant also marks meeting requests as tentative on recipient calendars until users can act on the request and relies on the Exchange Server 2007 free/busy Web service for always up-to-date availability information

Calendar Attendant In addition to making scheduling more efficient, Exchange Server 2007 makes the calendar more reliable with the new Calendar Attendant. The Calendar Attendant processes meeting requests as they come in, even if you are not currently logged on by means of Office Outlook or another client. Meetings are automatically placed on the calendar as tentative, so that timeslots will not be overbooked. As meeting updates come in, prior updates are marked “out of date” and are automatically deleted. This means that meeting updates are not accepted in an out of order fashion. Now, your calendar items are always current, and having incorrect information on your calendar is no longer a worry

Zusätzlich gibt es natürlich neue Optionen, um Terminanfragen an Ressourcen direkt von Exchange verarbeiten zu lassen.

Weiterhin addiert Exchange 2007 auch in normalen Mailboxen eine Terminanfrage an einen Benutzer auch ohne aktives Outlook im Kalender als "unter Vorbehalt". Allerdings entfernt Exchange 2007 nicht die Einladung im Posteingang, so dass der Anwender nach seiner Rückkehr weiterhin den Termin zusagen oder absagen kann.

Exchange "Weiterleitungen" von Terminen

Haben Sie schon mal einen Partner eingeladen und dann eine Information über eine Weiterleitung bekommen ? Bei Exchange 2007 sieht das wie folgt aus:

Zum einen könnten Sie sich natürlich daran stören, dass in der Fußzeile die Exchange Version steht aber noch viel mehr stört diese Information, dass der Termin (automatisch) weitergeleitet wurde. Auch das ist aber konfigurierbar.

Set-RemoteDomain -MeetingForwardNotificationEnabled $false

Set-MailboxCalendarSettings -Identity mailbox -RemoveForwardedMeetingNotifications $true

Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Set-MailboxCalendarSettings -RemoveForwardedMeetingNotifications $true

Leider kann dies der Anwender nicht selbst einstellen

Exchange ist (nicht) schuld !

Die Frage nach der Schuld eines verlorenen Termins ist in den seltensten Fällen bei Exchange zu suchen, da Exchange die Termine als einfache Datenbankeinträge und zu übertragene Nachrichten ansieht. Entsprechend kann ihr Administrator zwar verfolgen, welche Nachrichten (Einladungen, Aktualisierungen und Absagen) übertragen wurden (Siehe Nachrichtentracking), aber er kann nicht mit einem vernünftigen Aufwand protokollieren, wer in ihrem Kalender einen Termin verschoben oder gar gelöscht hat. Es gibt zudem sehr wenige Objekte, die neben ihnen auf ihr Postfach zugriff haben (meist nur der Virenscanner und die Datensicherung und natürlich die von ihnen eingerichteten Stellvertreter). Damit ein Administrator überhaupt in ihr Postfach zugreifen könnte, muss er die entsprechenden Berechtigungen erst explizit erhalten. (Dieser Zugriff ist ansonsten vom System unterbunden). Suchen Sie daher am besten zusammen mit ihrem Administrator nach der Ursache, die ihre Termine durcheinander gebracht hat.

Termine und mehrfache Teilnehmer

Stellen Sie sich vor, Sie laden externe Teilnehmer zu ihrem Meeting ein, welche dank Verzeichnisabgleich sogar in ihrem Adressbuch enthalten sind und wenn der Teilnehmer zusagt und sie in ihrem Termin den Status anzeigen, dann steht der Teilnehmer nun mehrfach drin:

Hier hat mich ein Kunde "einmal" eingeladen und ich habe erst zugesagt, dann wieder unter Vorbehalt und wieder zugesagt. Es hat mich einige Zeit beim Kunden gekostet um rauszufinden, dass Outlook wohl den Absender nicht anhand der SMTP-Adresse im Termin zuordnet, sondern den Displaynamen heran zieht. Und da ist das Problem:

Das bedeutet, dass die Terminzusagen immer verwürfelt werden, wenn mein Displayname bei Net at Work nicht 100% identisch mit dem Displaynamen des Kontakte in der anderen Exchange Organisation ist. Diese Verhalten ist für Outlook 2003 als auch Outlook 2007 so nachvollziehbar, auch wenn ich keine Bestätigung über das genaue Verhalten dazu erhalten habe. Lösungen gibt es mehrere

Wie sie es machen bleibt ihnen überlassen.

Based on my research, this issue occurs if the "resolve anonymous e-mail"
option is not enabled in SMTP account that is used by the external user.
Let me explain it in detail:
If this option is enabled in SMTP protocol setting when exchange server
receives the meeting accept message from the external user, the user is
resolved to the contact in Active Directory, since the user is available in
the GAL the user is resolved and identified as the same user present in the
appointment. But if the "resolve anonymous e-mail" option is not enabled,
exchange server does not resolve the address and we will have the user's
SMTP address, when outlook reads the meeting, the SMTP address is added as
additional user to the meeting as Outlook treats the sender as another
attendee for the meeting.

Currently we have two workarounds on this issue:
# 1: Enable "Resolve anonymous e-mail" option in SMTP protocol settings.
# 2: Create the contact in GAL with the display name exactly the same as
the external user's display name.
Leon Hao [MSFT] in http://groups.google.de/group/microsoft.public.outlook.general/browse_thread/thread/e015bc3140ad0467/0b3a8674a0457376?lnk=st&q=participants+multiple+outlook#0b3a8674a0457376

Termine und mobile Geräte

Immer mehr Anwender nutzen ihr Smartphone als Exchange Client und auch diese haben einen Kalender und sind damit potentielle Kandidaten für Termine, Einladungen und alle möglichen Konflikte in Verbindung mit Exchange.

Haben früher diese Geräte die "Termineinladungen" nur als Mail angezeigt, so können Sie heute solche Einladungen sogar schon annehmen und in den Kalender ablegen, welcher dann wieder auf den Server repliziert wird.

Andererseits hat Exchange 2010 mittlerweile auch die Funktion, Termineinladungen schon auf dem Server als "Vorbehaltlich einer Zusage" in den Kalender des Anwenders einzutragen. Ein Konflikt ist also möglich. Mittlerweile gibt es aber sehr gute andere Seiten, denen ich erst mal nichts mehr hinzuzufügen habe.

Weitere Links

Keywords:Termine FAQ