Weiterleitungen

Beim Betrieb von Exchange hat sich ein klares Prinzip bewährt:


 Ein Benutzer = Ein Postfach

Leider lässt sich das aber nicht immer durchhalten, da manchmal Funktionen gefordert werden, die eine Weiterleitung an ein anderes Postfach oder sogar eine externe Mailadresse erfordern.

Gründe für eine Weiterleitung und wie kann ich es einrichten

Hier ein paar Beispiele, für welche eine Weiterleitung genutzt werden könnte aber auch gleich einige Hinweise, wie diese Funktion vielleicht besser oder sicherer abgebildet werden kann. Die Erläuterung der Vorschläge finden Sie weiter unten:

Sie finden sicher noch viele andere Gründe, eine Weiterleitung einzustellen.

Probleme und Risiken

All diese Weiterleitungen haben aber einige sehr schwerwiegende Probleme und Risiken, die Sie genau bedenken sollten.

Aus all diesen Punkten ist unschwer zu erraten, dass ich kein Freund von Weiterleitungen bin, die eigentlich nur einen falschen Ansatz der Herangehensweise zeigen. Ich muss nicht weiterleiten, wenn ich mit Stellvertretern oder Funktionspostfächern arbeiten kann oder den Zugriff auf mein Postfach über verschiedene Wege anbiete. Exchange kann alles und damit viel mehr als viele POP3-Server im Internet, die meist das Ziel einer Weiterleitung sind. Vielleicht sollten Sie einfach nur überlegen, wie Sie einen Zugriff der Mitarbeiter auf die Postfächer zulassen, anstelle durch ein kleines Loch eine große nicht direkt sichtbare Lücke zu reißen. Nicht umsonst sind die Funktionen für automatische Regeln und Abwesenheitsassistenten bei Exchange 2000/2003 deaktiviert.

Aber wenn Sie nun doch die Nachrichten an einige Empfänger weiter geben müssen, dann können Sie eine Vielzahl von Optionen nutzen.

Weiterleitungen und Spamschutz

Sehr gerne wird auch übersehen, dass Weiterleitungen auch manchmal an einem aktiven Spamschutz scheitern. Folgende drei Szenarien:

Bild Beschreibung
Mail von A->B1 wird von B1 nach C weitergeleitet
Beim Mailserver C kommt dann eine Mail an, in der der Absender A an C sendet. Die IP-Adresse des Mailservers ist aber die Firma B, welche die Mail weiter leitet. Hat nun A seine Mailserver z.B. per SPF/CallerID veröffentlich und schützt sich C mit einem Spamfilter, der SPF oder auch RMX nutzt, dann wird die Mail von B nicht angenommen.
C antwortet auf die Mail von A mit Absenderadresse B1
Wenn C nun auf die Mail antwortet, soll A vielleicht nicht sehen, dass die Mail weiter geleitet wurde. Also nutzt C als Absender seine Adresse B1. Damit kann aber nun der Provider oder Smarthost von C ein Problem haben, wen dieser nämlich die Absenderadresse prüft. Provider schützen sich auch vor Spam von Kunden und verweigern die Zustellung der Mail.
Selbst wenn der Provider die Mail weiterleiten würde kann immer noch die Firma A wie im ersten Fall die Annahme verweigern, weil die Mail nicht von einem Mailserver der Firma B kommt
Antwort auf eine Mail von B2 an B1, die an C weiter geleitet wurde
Ein dritter Fall ist eine Mail von einer anderen Person B2 in der Firma B an die Person B1, die an das Postfach C weiter geleitet wird. Antwortet der Benutzer C nun auf diese Mail an B2 und möchte seine Weiterleitung dadurch verbergen, dass er sein B1-Adresse als Absender verwendet, dann kann es sein, dass die Firma B die Annahme verweigert. Grund ist die Schutzfunktion gegen das Vortäuschen einer vertrauenswürdigen internen Mail, in dem ein Absender einfach eine interne Adresse verwendet.

Sie sehen also dass auch hier verschiedene Probleme auftreten können, wenn Sie eine Mail an ein andere Postfach außerhalb ihrer Organisation weiterleiten.

Wie kann ich weiterleiten ?

Mit Exchange und Outlook gibt es eine Vielzahl von Optionen, eine Nachricht an einen anderen Empfänger weiter zu leiten. Verwechseln Sie dies nicht mit der Funktion eines Stellvertreter mit Outlook. Folgende Optionen mit den aufgeführten Einschränkungen bestehen:

So geht es Hier wird es eingestellt Funktionsweise bzw. was geht nicht
Mailbox aktivierter Benutzer im Active Directory mit Regel im Postfach

Der Anwender selbst kann eine Regel in seinem Postfach anlegen, die alle Mails an diese Postfach an eine andere Adresse versendet. Hierzu dient der Outlook Regel Assistent:

 Solche Regeln funktionieren aber in der Regel nur innerhalb einer Organisation. Der Versand an beliebige externe Adressen ist per Default unterbunden und kann vom Administrator aber pro Domäne oder Global frei geschaltet werden.

Achtung: Quittungen werden nie weiter geleitet !
Mailbox aktivierter Benutzer im Active Directory mit alternativem Empfänger

Der Administrator kann beim Postfach direkt einen alternativen Empfänger eingeben.

 Dazu ist es aber erforderlich, dass im AD ein weiterer Kontakt angelegt wird, der dann auf das andere Postfach verweist.

Dazu eignet sich am besten ein Mailaktivierter Kontakt, der bei Bedarf danach verborgen wird.
Mailaktivierter Benutzer im Active Directory

Ein Benutzer muss kein Postfach haben, sondern kann auch nur "Mail enabled" werden. Sie tragen dann die externe Adresse ein. Über den RUS bekommt er zusätzlich die Firmenadressen.

Eine Mail an diesen Empfänger wird an die eigentliche Adresse weitergeleitet.

Es ist dabei unerheblich, an welche der Proxyadressen die Mail gerichtet ist. Exchange wird diese Mails an die primäre Adresse des mailaktivierten Benutzers weiter leiten.

Einschränkungen sind über die Empfangsbeschränkungen möglich.

Über diesen Weg kann ein Anmeldekonto in ihrem Active Directory auch in ihrer Exchange Organisation als Mailempfänger genutzt werden, ohne dass das Postfach in der Organisation selbst liegen muss.

Das Konto kann auch für interaktive Anmeldungen genutzt werden.
Mailaktivierter Kontakt im AD

Auch ein Kontakt kann "Exchange aktiviert" sein. Sie tragen dann die externe Adresse ein. Über den RUS bekommt er zusätzlich die Firmenadressen.

Eine Mail an diesen Kontakt wird an die eigentliche Adresse weitergeleitet. Auch wenn die Mail von Extern kommt !!

Es ist dabei unerheblich, an welche der Proxyadressen die Mail gerichtet ist. Exchange wird diese Mails an die primäre Adresse des Kontakts weiter leiten.

Einschränkungen sind über die Empfangsbeschränkungen möglich.

Über diesen Weg kann ein externer Anwender in ihrem Active Directory auch in ihrer Exchange Organisation als Mailempfänger genutzt werden, ohne dass das Postfach in der Organisation selbst liegen muss.

Das Konto kann aber nicht für interaktive Anmeldungen genutzt werden.
SMTP-Connector und nicht autoritative Domäne

Über die Empfängerrichtlinien können Sie Exchange anweisen nicht allein für eine Domäne zuständig (autoritativ) zu sein.

Über einen passenden SMTP-Connector mit Adressraum können Sie dann steuern, wo hin diese nicht innerhalb der Organisation zustellbaren Mails geleitet werden.

 Ihr Exchange wird damit zu einem Durchlaufsystem, bei der Mails an lokale Adressen zugestellt werden und unbekannte Adressen an ein z.B. nach geschaltetes System übermittelt werden.

Achten Sie darauf, dass die Mails von dort nicht wieder über das Internet oder den MX-Eintrag bei Exchange landen, da Sie sonst eine Schleife haben. Auch Spam Mails an unbekannte Empfänger kann Exchange bei einer solchen Konfiguration nicht beim Empfang ablehnen und belasten ihr System.
SMTP-Einstellungen für "unbekannte Benutzer

Auch beim virtuellen SMTP-Server können Sie einen Server angeben, an den nicht auflösbare Mails zugestellt werden.

 Dieser Weg ist weiter vorhanden, weil der Windows SMTP-Server diese Funktion bietet. Mit Exchange sollte Sie aber nicht genutzt werden und statt dessen mit nicht autoritativen Domänen oder Kontakten gearbeitet werden.
Weiterleiten einer gesamten Domäne

Richten Sie einen SMTP-Connector mit dem entsprechenden Adressraum und dem Zielsystem ein und aktivieren Sie das Kreuz "Relay für diese Domäne"

Jede Mail, die bei einem ihrer Exchange Server ihrer gesamten Organisation für diese Domäne ankommt, wird angenommen und entsprechend der Konfiguration im SMTP-Connector an das Zielsystem weiter geleitet.

Diese Einstellung hebt sogar die "Empfängerfilterung" der virtuellen SMTP-Server auf.

Die Einstellung, wie die Mails z.B. zum Kunden zugestellt werden, erfolgen ebenfalls im SMTP-Connector.

Ich hoffe ich habe durch die Vielzahl der Möglichkeiten nun die Verwirrung nicht erhöht, sondern ihnen geholfen, die richtige Weiterleitung für ihren Einsatzzweck zu finden.

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