Unterwegs mit Outlook: Online, Offline, Cached Mode

Outlook 2003 bringt eine neue Betriebsart mit, den "Cached Mode". Als Administrator und Anwendern sollten Sie die Unterschiede zu den bisherigen Betriebsarten und die Vorteile aber auch die Probleme mit dem Cache Mode kennen.

Die drei Betriebsarten

Outlook und Exchange kennt drei Betriebsarten, die konfiguriert werden können. Bei jeder Betriebart verhält sich Outlook anders, wenn die Verbindung zum Exchange Server vorhanden ist oder nicht. Hier eine kurze schnell Übersicht.

Betriebsart Netzwerk
status		 Outlook Verhalten Wechsel Replikation GAL Free/
Busy		 Public
Folder		 Stellver-
treter
Online Online Alles funktioniert wir gewohnt. Daten kommen direkt vom Server. keine keine GC Ja Alle Ja
Offline Outlook "hängt". Es geht nichts mehr. keine keine keine keine keine Nein
Offline (OST) Online Outlook arbeitet "nur" Online. Die Daten der OST-Datei werden nicht genutzt. Outlook Neustart Manuell (F9)
Zeitplan		 GC Ja Alle Ja
Offline Outlook arbeitet nur mit den Daten der OST-Datei. És erfolgt nie ein Zugriff auf den Server. Outlook Neustart Manuell (F9)
Zeitplan		 OAB Nein Favoriten Nein
Cached Online Outlook nutzt die Daten der OST-Datei und greift nur auf Online-Daten zu, die nicht on der OST liegen. Neue Mails werden erst repliziert und dann gemeldet. Mausklick
Automatisch		 Hintergrund
Manuell (F9)		 OAB Alle Ja
Getrennt Outlook arbeitet nur noch mit den gecachten Daten in der OST-Datei aber versucht bei einem Statuswechsel wieder online zu gehen. Zugriffe auf Daten, die nicht in der OST-Datei liegen, werden an den Server gesendet, sofern dies möglich ist. Automatisch Wiederholt
Manuell (F9)		 OAB Nein Favoriten Nein
Offline Outlook arbeitet nur mit den gecachten Daten in der OST-Datei und versucht nicht den Server zu erreichen. Diese Betrieb kann von Anwender aktiviert werden, wenn er manuell "offline" bleiben will und nicht die automatische Verbindung von "Getrennt" möchte. (z.B. Kosten sparen bei GSM-Verbindungen) Mausklick abgeschaltet
Manuell (F9)
Zeitplan		 OAB Nein Favoriten Nein

Die Betriebsart "Cached Mode" gibt es erst seit Outlook 2003. Es ist dabei unerheblich, ob die Verbindung per RPC oder über RPC over HTTP erfolgt. Der Netzwerkstatus "Offline" kann bedeuten, dass die Netzwerkverbindung unterbrochen ist oder dass der Exchange Server gerade Down ist

Bis Outlook XP: Offline und Online

Alle Outlook Version bis Outlook XP (2002) haben die Möglichkeit besessen, sowohl online als auch Offline zu arbeiten. Die Probleme damit waren vielfältig:

Das ist nur eine Auswahl der Kritikpunkte am klassischen Online/Offline Modell.

Ab Outlook 2003: Cached Mode Vorteile

Der Cached Mode kombiniert die Funktion, ohne Server mit einem lokalen Replikat von Inhalten zu arbeiten mit der Aktualität einer online Verbindung. Dabei schaltet Outlook 2003 fließend von einer Betriebsart in die andere Betriebsart um, ohne dass der Anwender dadurch merklich gestört wird. Outlook ist damit nicht mehr gezwungen, entweder online oder offline zu starten und nicht wechseln zu können. Outlook kann im laufenden Betrieb zwischen den Modi wechseln. Und selbst wenn Outlook online ist, nutzt es die Daten in der OST-Datei und entlastet damit den Exchange Server und das Netzwerk. Der Speicherplatz auf lokalen Festplatten ist immer weniger ein Problem so das die Daten in einem lokalen synchronen Cache Bandbreite sparen.

Dies hat gleich mehrere Vorteile:

Doch ehe Sie nun mit dem Cached Mode arbeiten können, müssen Sie diesen aktivieren.

Ab Outlook 2007: Cached Mode Vorteile

Zusätzlich zu den Funktionen von Outlook 2003 hat Outlook2007 den Cached Mode auch für Kalender von Stellvertretungen eingeführt, d.h. wenn Sie das Postfach eines Stellvertreters mit in ihrem Outlook eingebunden haben, dann ist zumindest der Kalender dieses Postfachs ebenfalls in ihrer OST-Datei.

Ab Outlook 2010 - Cached mode auf TS

In Outlook 2003 und 2007 war es nicht möglich, auf einem Terminal Server den Cached Mode zu aktivieren. Seit Outlook 2010 ist es möglich, auch auf Terminal Servern den CachedMode zu aktivieren. In der Regel ist dies nicht erwünscht, da damit auf dem Terminal Server im Extremfall sehr viel Platz für die OST-Dateien belegt wird. Bei Roaming Profiles würden die Dateien mit kopiert. Beim Einsatz mehrerer Serverfarmen würde Outlook auf jedem Server eine eigene OST-Datei pflegen und die Ablage auf einem Netzwerklaufwerk ist nicht sinnvoll.

Es gibt also eigentlich nur den einen Fall, wenn die Verbindung zwischen Terminal Server und Exchange nicht "stabil" ist und die Anwender eigentlich nur auf einem Terminal Server arbeiten.

Using Outlook with Terminal Services
Terminal Services in Windows Server enables you to install a single volume licensed copy of Outlook 2010 on a Terminal Services computer. Instead of having Outlook run on local computers, multiple users connect to the server and run Outlook from that server.
 
To achieve optimal results when you use Outlook with Terminal Services, pay attention to how you customize your Outlook configuration. For example, in Outlook 2010 you can configure Cached Exchange Mode with Terminal Services . However, you will have to provide sufficient disk space to accommodate each user’s mailbox on the Terminal Services server computer. Note that Outlook might be part of an environment that includes other applications provided on the same Terminal Services computer.
Quelle: http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee620554(office.14).aspx

In der Vergangenheit habe ich nur einen Fall kennen gelernt, bei dem diese Konstellation erwünscht war: Eine Firma ein auf jedem Schiff einen einzigen Terminal Server betrieben, damit verteilte Thin-Clients arbeiten konnten. Ohne Cached Mode war immer eine Online-Verbindung oder ein lokaler Exchange Server erforderlich. Beides sind Kosten, die man gerne einsparen würde.

Aktivierung

Achtung:
Die Nutzung des Cached Mode ist nicht mit Terminal Server Clients möglich
Der Cached Mode kann per Gruppenrichtlinien verhindert sein.

Um vom Cache Mode zu profitieren, sollten sie am besten ein neues MAPI-Profil einrichten. Outlook 2003 aktiviert bei einem neuen Profil per Default den Cached Mode für die Hauptordner des Postfachs. Es ist nicht möglich eine bestehende OST-Datei einer früheren Online/Offline-Konfiguration in den Cached Mode zu überführen. Daher sollten Sie diese Einstellung nur dann vornehmen, wenn Sie ausreichend gut  an ihren Exchange Server angebunden sind.

Nach dem Start von Outlook beginnt sofort die Replikation der Inhalte. Sie sehen in Outlook auch nur die Inhalte, die bereits repliziert sind. Im Cached Mode greift Outlook immer auf die replizierten Informationen auf dem lokalen Speicher zu. Nur Informationen, die nicht repliziert werden oder nicht repliziert werden können, werden direkt vom Server bezogen.

Es gibt aber weiterhin auch die Möglichkeit, ohne den Cache Mode zu arbeiten und die klassische Funktion des Online/Offline-Umschaltens anzuwenden.

Kompatibilität mit Exchange

Outlook 2003 funktioniert mit jeder bisherigen Exchange Version. D.h. sie können mit Outlook 2003 auch einen Exchange 2000 oder Exchange 5.5 Server nutzen. Da für den Exchange Server kein Unterschied im Vergleich zu einem älteren Outlook Client sichtbar ist, können Sie auch den Cache Mode von Outlook 2003 in Verbindung mit Exchange 5.5 oder Exchange 2000 nutzen. Sie müssen natürlich lizenzrechtlich sicher stellen, dass Sie zum Einsatz von Outlook 2003 berechtigt sind. Für den Einsatz von Outlook 2003 benötigen Sie daher entweder einer Exchange 2003 CAL oder eine Office 2003 Lizenz und die entsprechende Exchange 5.5 oder Exchange 2000 CAL. Details hierzu kann ihnen ihr Microsoft Lizenzpartner geben.

  Exchange 5.5 Exchange 2000 Exchange 2003
Outlook 97 bis 2002 Nur Online/Offline Nur Online/Offline Nur Online/Offline
Outlook 2003 Cache Mode oder Online/Offline Cache Mode oder Online/Offline Cache Mode oder Online/Offline

Verbindung erkennen

Outlook 2003 unterscheidet im Gegensatz zu Outlook 2002 und älter mehrere Verbindungsarbeiten, die auch noch im laufenden Betrieb gewechselt werden können:

Anzeige in Outlook Funktion
Outlook ist mit dem Server online verbunden. Outlook zeigt und greift aber nur auf die Informationen der Offline Datei (OST) zu, wenn dort die Informationen enthalten sind.

Erst beim Zugriff auf Informationen, welche nicht in der OST-Datei vorhanden sind, greift Outlook auf den Server zu, z.B.: bei Frei/Belegt-Zeiten oder öffentlichen Ordnern
Outlook arbeitet nur mit den lokalen Daten und kann im Moment keine Verbindung zum Exchange Server herstellen
Outlook hat eine Veränderung in der Netzwerkkonfiguration erkannt und versucht den Server zu erreichen. Alternativ kann der Anwender mit "F9" oder "Jetzt Synchronisieren" ebenfalls eine Neuverbindung anstoßen.
Outlook arbeitet Offline. Diese Betriebsart können Sie über das Kontextmenü aktivieren. Damit verhindern Sie, dass Outlook immer mal wieder versucht, den Exchange Server zu erreichen.

Der Wechsel zwischen den verschiedenen Betriebsarten funktioniert aber auch bei Outlook 2003 nur, wenn Sie im Cached Mode arbeiten. Wenn Sie hingegen den klassischen Online/Offline-Betrieb verwenden, dann können Sie nicht umschalten.

Datenzugriff und Verbindungen

Abhängig vom aktuellen Verbindungsstatus funktionieren einige Funktionen nur bedingt oder gar nicht: In Ergänzung zur obigen Tabelle etwas detaillierter

  Verbunden Getrennt Offline
Neue Mail erstellen Wird in den Postausgang lokal abgelegt und sofort repliziert bleibt im Postausgang liegen bis zur nächsten Verbindung bleibt im Postausgang liegen bis zur nächsten Verbindung
Neuen Kontakt, Termin etc. erstellen, ändern oder löschen Wird lokal abgelegt und sofort repliziert wird lokal abgelegt bis zur nächsten Replikation wird lokal abgelegt bis zur nächsten Replikation
Zugriff auf das globale Adressbuch Nutzung des Offline Adressbuch Nutzung des Offline Adressbuch Nutzung des Offline Adressbuch
Zugriff auf Frei/Belegt-Zeiten Direkt vom Server kein Zugriff kein Zugriff
Postfachinhalte lokale Kopie lokale Kopie lokale Kopie
Öffentliche Favoriten lokale Kopie, wenn repliziert.
Sonst Serverzugriff		 lokale Kopie, wenn repliziert.
Sonst kein Zugriff		 lokale Kopie, wenn repliziert.
Sonst kein Zugriff
Sonstige öffentliche Ordner Direkt vom Server nicht sichtbar nicht sichtbar
Delegierung von Rechten Möglich nicht möglich nicht möglich
Hinzufügen von öffentlichen Ordnern Favoriten Möglich nicht möglich nicht möglich

Cache Mode und Datenvolumen

Der Cache Mode wird sehr oft auch als die Lösung zur Konsolidierung von Exchange Standorten zitiert, d.h. erst durch den Outlook 2003 Cache Mode können Sie die Anzahl der Exchange Server zu reduzieren, indem kleinere Standorte keinen Exchange Server mehr benötigen. Solch ein Design war bislang nur mit entsprechenden Bandbreiten zum entfernt stehenden Server möglich, da Outlook bei jedem Zugriff die Daten vom Server bezogen hat. Der Einsatz der "Offline"-Betriebsart war eher für Personen geeignet, die Unterwegs mit Outlook sind und die Einschränkungen tolerieren konnten. Aber was bedeutet denn der Einsatz von Outlook im Cached mode denn für die Netzwerkbelastung ?

Zur Verdeutlichung habe ich die Verbindungsmengen eines neu eingerichteten Outlook 2003 in den drei Betriebsarten gegenübergestellt. dabei habe ich folgende Volumen für das Musterpostfach angesetzt:

Entsprechend ergibt sich eine vereinfachte Aufstellung. Als kleinste Einheit wurde 1 Megabyte gewählt.

Einmalige Aktion online offline cached
Erster Start bis "Ruhe"
Der Cached Mode repliziert schon im Hintergrund, sobald Outlook gestartet wurde.		 1 0 260
Erster manual Sync
Beim Offline Betrieb muss der Client manuell oder nach Zeitplan replizieren. Dazu muss er sogar erst einmal "online" sein.		 0 260 0
Beispieltätigkeiten online offline cached
2MB Mail lesen
Eine bestehende Mail zu lesen kotet nur im Online Betrieb. Sowohl offline als auch im cached mode ist die Information schon in der OST-Datei		 2 0 0
Kalender öffnen
Hier gilt das gleiche wie beim Lesen einer 2 MB Mail		 5 0 0
Kalender 5x öffnen
Hier zeigt sich wirklich was Offline und Cached "einsparen"		 25 0 0
Neue Mail 8MB kommt
Diese wird beim Cached Mode schon im Hintergrund repliziert.		 0 0 8
Replizieren
Im Offline Mode muss der Anwender erst eine Replikation anstoßen oder den Zeitplan abwarten, um die Mail zu bekommen.		 0 8 0
Neue Mail lesen
Im Online Mode wird die Mail erst beim Lesen übertragen.		 8 0 0
Neue Mail erneut lesen
Beim zweite Mal lesen wird diese aber nur im online Mode erneut übertragen. Cached und Offline Mode gewinnen hier erneut		 8 0 0
Adresse nachschlagen
Eine Adresse im Adressbuch wird online über den GC nachgefragt. Offline und Cached Mode nutzen das Offline Adressbuch		 1 0 0
Mail (3MB) senden
Sendet der Anwender eine Mail, dann wird diese online sofort übertragen. Outlook "wartet" dann. Im Cached Mode wird sie im Hintergrund repliziert. Der Anwender kann schon weiter arbeiten.		 3 0 3
Replizieren
Offline Anwender müssen hier erneut von Hand oder mittels Zeitplan replizieren um die gleiche Datenmenge zu übertragen.		 0 3 0
Adressbuch (delta) downloaden
Online wird natürlich der Download des Adressbuchs eingespart. Meist wird aber nur die Änderung übertragen, was meist wenige Kilobyte sind.		 0 1 1
Tägliche Arbeit online offline cached
Tagesgeschäft
Basierend auf den Beispieltätigkeiten ergibt sich in etwa folgendes Volumen pro Tag		 55 5 5
Tagesgeschäft 55 5 5
Tagesgeschäft 55 5 5
Tagesgeschäft 55 5 5
Tagesgeschäft 55 5 5
Tagesgeschäft 55 5 5
Tagesgeschäft 55 5 5
Tagesgeschäft 55 5 5
Tagesgeschäft 55 5 5
Tagesgeschäft 55 5 5
Tagesgeschäft 55 5 5

Weil Zahlen aber so trocken und schwer zu überschauen sind, habe ich die Ergebnisse mit Excel einfach mal als Grafik darstellen lassen. So wird der Nutzen aber auch das Problem des Cached Mode viel schneller sichtbar.

Achtung: Die X-Achse ist kein zeitlicher Verlauf, sondern die erste hälfte zeigt die Last zu den Aktionen und kann abzüglich der ersten Replikation als Detailansicht eines "Tagesgeschäfts" betrachtet werden. Erst ab dem Übergang in das Tagesgeschäft kann die Grafik annähernd als Zeitgrafik betrachtet werden.

Betrachten wir uns zuerst das Bild zu dem Datentransfer pro Aktion. Die Daten sind 1:1 von der oben beschriebenen Tabelle übernommen und zeigen die Datenmenge in Megabyte pro Aktion:

Sowohl der Cached Mode als auch der Offline Mode zeigen am Anfang eine erhebliche Spitze, die durch die erste Replikation verständlich ist. Sobald das Tagesgeschäft aufgezeigt wird, ist gut erkennbar, dass der Online-Zugriff sehr viel aufwändiger ist.

Interessant wird das Bild, wenn die Daten aufaddiert werden.

 

Hier fällt natürlich auf, dass der Online Mode im Tagesbetrieb sehr bald die beiden anderen Betriebsarten ein und dann überholt. Wann dieser "Break-Even" stattfindet, ist natürlich abhängig von der Postfachgröße und dem Nutzungverhalten.

Zusammenfassung aus Belastungsansicht

Zusammenfassend lässt sich demnach sagen, dass der Cached Mode für alle von Vorteil ist, wenn nur die erste Replikation vom Netzwerk, den Servern und den Anwendern "verkraftet" wird. Zwar "merkt" der Anwender nicht direkt eine solche Überlastung, da nach kurzer Zeit die aktuellen Nachrichten schon sichtbar sind, aber im Hintergrund wird noch viel repliziert. Dies kann aber eine WAN-Verbindung so überlasten, dass andere Dienste (z.B.: Terminal Sitzungen auf eine AS400, SAP oder andere interaktive Dienste) in Mitleidenschaft gezogen werden. Daher bietet es sich an, den Cached Mode langsam beim Rollout von Outlook 2003 zu aktivieren oder über eine Bandbreitensteuerung nachzudenken (QoS). Die Vorteile überwiegen aber:

Insofern ein klare "JA" zum Cached Mode. Aber das kann man auch mit Erfahrungswerten aus der Praxis untermauern:

Die Werte sind natürlich alle subjektiv und keine Funktionsgarantie. Überwachung und Monitoring ist erforderliche. Auch "Quality of Service (QoS) und Priorisierung von Paketen sollte überlegt werden

Cache Mode und GPOs

Der Cache Mode kann auch über Gruppenrichtlinien kontrolliert werden. Folgender Registrierungsschlüssel ist hierfür zuständig:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Cached Mode\Enable:DWord=1

Diese Einstellung aktiviert den Cached Mode für alle Profile, d.h. auch für bestehende Profile. Die Einstellung ist in der ADM-Datei OUTLK11.ADM von Office 2003 hinterlegt. Prüfen Sie daher, wie Sie diese Richtlinie nur auf die gewünschten Benutzer oder Computer beschränken. Der Wert hat übrigens drei Werte.

Performance der OST-Datei

Auch wenn die wenigsten Anwender heute noch mit dem reinen "Offline-Mode" arbeiten, ist auch hinter dem Cached Mode eine OST-Datei. Und da ist auch die Größe unter bestimmten Aspekten wichtig. Sicher sind moderne PCs und Festplatten meist groß genug, aber wenn ihr Postfach mehrere GB groß wird oder sehr viele Elemente in Ordnern hat, dann kann die Leistung von Outlook schon nachlassen. Eine Lösung könnte natürlich das PersonalArchiv sein.

Einschränkungen des Cache Mode

Wo viel Sonne ist, gibt es auch Schatten. Auch der Cache Mode ist nicht ohne Probleme und die sollten Sie kennen.

Verzögerung beim Senden

Wenn ohne den Cached Mode ein Outlook eine Mail sendet, dann wird sie möglichst sofort in den Postausgang zum Server übertragen. Kommt eine neue Mail herein, dann informiert der Exchange Server den Client per UDP über die neue Mail und Outlook schaut sofort nach. Mit dem Cached Mode hat sich dieses verschwenderische Verhalten geändert.

Outlook stellt eine Mail nicht mehr sofort zu, sondern lässt diese Nachrichten im Postausgang. Auch eine neue Nachrichten, die Exchange per UDP anzeigt wird nicht sofort repliziert. Exchange wartet auch hier noch etwas, vielleicht kommt ja noch was dazu. Dabei wendet Exchange folgende zwei Werte an:

Das bedeutet aber auch:

Das führt manchmal bei schnellen Aktionen dazu, dass eine "Zugestellt"-Quittung vielleicht aus Sicht des Senders der Originalmail mit der Antwort des Empfängers zeitgleich eintrifft oder dass bei der Kommunikation über Schreibtische hinweg irrtümlich der Server als "Langsam" bezeichnet werden kann.

Sie können dieses Verhalten übrigens ganz genau beobachten. Arbeiten Sie mit Outlook im Cached mode, senden Sie eine Mail und warten Sie. In der Fußzeile sehen Sie dann nach ziemlich genau 15 Sekunden die Übertragung starten. Das gleiche passiert z.B. wenn Sie einen Termin eintragen oder ändern.

Verzögerung beim Empfang

Aber auch in der Gegenrichtung gibt es "Verzögerungen". Ohne den Cached Mode sendet der Exchange Server beim Eintreffen einer neuen Mail ein UDP oder TCP-Paket an den Client, welcher dann die Mail sofort liest und im Ordner anzeigt. Die Verzögerung liegt im Bereich von Millisekunden.

Im Cached Mode wird der Client ebenfalls sofort über eine neue Mail informiert. Outlook 2003 zeigt auch eine kleine "Vorschau" in form des Infofensters an. Die Mail selbst wird aber erst repliziert, ehe der Anwender das neue Element sehen und damit öffnen kann. Und auch hier gibt es eine Logik.

Der Timer, der nach der Benachrichtigung ablaufen muss, ehe Outlook aktiv wird, beträgt standardmäßig 30 Sekunden. Eine neue Mail wird also nach frühestens 30 Sekunden repliziert. Kommt innerhalb dieses Wartezeit ein weiteres Update, dann wird der Counter zurückgesetzt und startet von neuem. Aber auch hier gibt es eine "Obergrenze" von einer Minute. Eine neue Mail wird daher nach ca. 30-60 Sekunden repliziert und steht nach dem Abschluss der Replikation, deren Dauer natürlich von der verfügbaren Bandbreite und Größe der Nachricht abhängt, zum Öffnen bereit.

Offline Adressbücher

Wenn Sie Outlook 2003 mit Cached Mode verwenden, dann wird immer das Offline-Adressbuch verwendet. Das ist aber gerade im LAN nicht immer gewünscht, da neue Anwender dadurch erst spät bekannt werden. Über folgenden Registrierungsschüssel könne Sie dies steuern:

Pfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Cached Mode
Key: DownloadOAB:REG_DWORD = 0

Achtung: Wird der Wert auf "0" gesetzt, dann wird das Adressbuch nicht mehr automatisch herunter geladen. Outlook verwendet dann die globale Adressliste. Dieser Eintrag verhindert nur den Download, aber verbietet nicht die Nutzung einer bereits vorhanden OAB-Datei. Um die Wirkung zu erhalten, müssen zusätzlich die OAB-Dateien auf dem Client entfernt werden.

Eine weitere Einstellung ist die Aktualisierungsrate des Adressbuchs.

Pfad: HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Exchange\Exchange Provider
Key: OAB Dif Divisor:REG_DWORD = 4

Diese Einstellung steuert bis zum wievielten Teil Outlook das Adressbuch als Delta herunter lädt. 4 steht dabei für 1/4 der Gesamtgröße.  8 entsprechende für 1/8tel der aktuellen OAB Größe.

Öffentliche Ordner

Öffentliche Ordner können ebenfalls in den Cache Mode mit einbezogen werden. Allerdings ist hier im Gegensatz zum normalen Online/Offline-Betrieb keine feinere Untergliederung mehr möglich. Sie aktivieren die öffentliche Ordner Replikation im Cached Mode im MAPI-Profil.

Nach der Aktivierung werden aber alle Ordner, die sich in den Favoriten befinden, in den Cached Mode einbezogen. Das kann also eine recht große Anzahl an Ordnern und Elementen sein. Eine Selektion einzelner Ordner ist nicht möglich.

Zwar kann man über die Einstellung in den Übermittlungsgruppen steuern, welche Ordner beim Ausführen der Übermittlungsgruppe repliziert werden, aber wenn Outlook wieder online ist, dann werden alle Ordner repliziert. Wenn Sie also die Steuerung brauchen, bestimmte Ordner zu replizieren und andere nicht, dann dürfen Sie die unerwünschten Ordner nicht in die Favoriten aufnehmen.

Zeitversetzt senden

Wenn Sie bisher die Funktion "Zeitversetzt Senden" mit Outlook verwenden, um eine Mail erst zu einem bestimmten Zeitpunkt abzusenden, dann werden Sie sich mit Outlook im Cache Mode umgewöhnen müssen: Outlook im Cache Modus kann keine Mail zeitversetzt senden, wenn Sie Outlook schließen. Um diese Funktion zu nutzen, muss Outlook demnach gestartet bleiben oder Sie deaktivieren den Offline Modus.

Diese Verhalten ist angeblich bei Microsoft bekannt und wird wohl auch nicht geändert. Statt dessen wird eine zukünftige Version von Outlook den Benutzer darauf hinweisen, dass eine zeitversetzte Mail im Postausgang liegt und diese beim Beenden von Outlook bis zum nächsten Start nicht gesendet wird.

Cache Mode und Desaster Spielchen

Wir wissen nun alle, dass der Cached Mode schon ganz brauchbar ist, da stellt sich dann die Frage, was im Desasterfall passiert. Was passiert, wenn der Informationsspeicher auf Exchange nicht mehr funktioniert. Hier eine Beschreibung meiner Schritte:

Aktion Reaktion
Exchange 2003 SP1 mit Outlook 2003 SP1 im cached Mode Zuerst haben ich sichergestellt, dass die "normale" Funktion ohne Fehler gewährleistet ist
Test1-Mail gesendet Die Mails wurde versendet und im gleichen Postfach empfangen. Die Daten wurden dank Cached Mode repliziert. Die Information war sowohl "online" als auch "offline" verfügbar.
Ausfall1: Store Offline Outlook schaltet in den "getrennt" Mode und ich kann weiter arbeiten. Allerdings kann ich natürlich keine Mails über Exchange senden und empfangen, nicht auf freigegebene Postfächer anderer Mitarbeiter und öffentliche Ordner zugreifen. Eine "Test2-Mail" bleibt im Postausgang liegen
Test2-Mail gesendet Ich kann die Mail erfassen, aus dem offline Adressbuch die Empfänger auswählen und in den Postausgang stellen. Versendet wird Sie jedoch nicht.
Recovery: Store wieder Online Outlook erkennt nach kurzer Zeit die Erreichbarkeit, geht "online", repliziert und sendet die Mail. Da sie an mich selbst gerichtet war, kommt sie gleich an.

Wiederherstellung eines Datenspeichers

Aktion Reaktion
Test:  Backup
Store Offfline
Offline Backup
Store Online
Mail gelöscht
Store Offline
Restore
Store Online		 Nach dieser Aktion war auf dem Exchange Server wieder die "alte" Datenbank mit den Inhalten, (per OWA geprüft) während Outlook noch "getrennt war.

Nach kurzer Zeit hat sich dann Outlook wieder verbunden und gemeldet:
Outlook Neustatt Nach dem Neustart hat sich Outlook wieder verbunden und hat weiterhin "seinen" Alten Stand angezeigt
Test3 gesendet Eine weitere Testmail wurde erfolgreich zugestellt und repliziert, aber die auf dem Outlook Client gelöschten Nachrichten bleiben auf dem Client gelöscht und auf dem Server vorhanden.
Mail geändert Ich habe dann einfach mal die eine Nachricht auf dem Server mittels OWA als "erledigt" gekennzeichnet und nach kurzer Zeit war diese dann auch wieder in Outlook sichtbar.

In dieser Situation bleibt also eine Inkonsistenz zurück, die zwar nicht schwerwiegend ist aber irritieren kann.

Diese Verhalten lässt aber Rückschlüsse auf das "wie" der Replikation zu. Outlook scheint mit USNs oder Zeitstempeln zu arbeiten und Delete-Befehle nach der Durchführung nicht mehr irgendwo zu speichern wie dies das Active Directory oder WINS (Stichwort Tombstone) machen.

Notfall Recovery ohne Datenbank

Aktion Reaktion
Ausfall2: Store Offline und gelöscht. Outlook erkennt den Ausfall und ist getrennt.
Recovery2: leerer Store Online Ich habe mal jetzt nicht die Zeit für ein "Restore" und starte Exchange ohne Datenbank.

Exchange legt nach Rückfrage eine neue Datenbank an. Die Benutzerdaten im Active Directory erlauben mir sofort wieder einen Zugriff. Mittels OWA ist aber zu sehen, dass das Postfach leer ist.

Outlook erkennt die Verbindung kurz später aber meldet:

Bis dahin zeigt Outlook immer noch die "alten" Nachrichten aus dem Cached Mode an, die in der leeren natürlich nicht mehr Datenbank nicht mehr vorhanden sind. Ich kann in Outlook aber keine Mail mehr senden.
Outlook offline neu starten Ich starte Outlook neu aber wähle "offline" aus. Noch kann ich auf die OST-Kopie zugreifen aber keine Verbindung mehr zum Server aufbauen.
Outlook Online starten Nach dem Neustart sieht die Welt anders aus. Mein Posteingang ist leer. Outlook hat aber auch den Cached Mode deaktiviert. Obwohl er im MAPI-Profil noch konfiguriert ist, wird er nicht mehr genutzt. Starte ich Outlook wieder "offline", dann bin ich wieder mit meiner OST-Datei verbunden, aber kann nichts tun.

Um wieder "normal" arbeiten zu können, muss ich daher mein MAPI-Profil umkonfigurieren, damit eine neue OST-Datei genutzt wird.

Dieser Sonderfall ist sicher nicht sehr häufig aber zeigt auf, dass der Cached Mode nicht alle Serverausfälle automatisch lösen kann aber für den Administrator eine interessante Option aufrechterhält

Nach solch einem "Ausfall" ohne Wiederherstellung der Daten sollten Sie also sicherstellen, dass die Daten aus den OST-Dateien offline exportiert werden und dann das Profil neu anlegen, damit der Cached Mode wieder aktiv wird. Es hilft jedoch nicht, wenn Sie einen Tag später dann wieder ein echtes Backup zurück bringen. Sobald Outlook einmal "gemerkt" hat, dass die Datenbank neu ist (vermutlich anhand der Mailbox GUID), repariert sich das Profil nicht mehr.

Rettung für "Postfach geleert"

Nun ist  es auch möglich, das ich als Administrator "aus Versehen" einen Benutzer Mail deaktiviere und sogar noch das Postfach leere.

Aktion Reaktion
User "Exchange disabled Cached mode geht auf "getrennt".  Daten bleiben nutzbar,
User "reenabled" Outlook macht ein "wieder verbinden !!! aber ohne Synchronisation. Nach dem Neustart von Outlook ist auch meine lokale Kopie "leer". Ich arbeite nur noch "online" auch wenn im Profil noch eine OST-Datei konfiguriert ist. Aber anscheinend "passt" sie nicht mehr zum Postfach. Das ist dann in der Regel ein Fall für ein neues Profil.

Für die Praxis bedeutet dies:

Der Cached Mode ist eine schöne Sache, um temporäre Ausfälle des Exchange Servers zu überbrücken aber kein Ersatz für ein vollwertiges Backup. Wenn Ihre Datenbank verloren gegangen ist, und Sie mit einer neuen "leeren" Datenbank starten, dann werden auch die OST-Dateien auf den Clients unbrauchbar.

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