Disclaimer und mehr

Auch ich habe mich mit der Thematik aufgrund vieler Anfragen von Bestands- und Neukunden mit der Frage beschäftigen müssen und schon im Januar hat die Firma Net at Work auf www.netatwork.de/outlookdisclaimer.htm ein Paketangebot für Firmen angeboten. Sehr schnell wurde aber klar, dass ein Produkt nicht alle Belange abdecken kann, so dass ich mich auch mit anderen Produkten beschäftigt habe. Diese Seite spiegelt meine Testerfahrungen und Eindrücke mit den verschiedenen Produkten wieder.

Für Exchange 2007/2010 funktioniert der Weg über SMTP-Sinks nicht mehr. Aber die dort vorhandenen Transportregeln erlauben es, an jede Mail abhängig von Kriterien einen Disclaimer anzufügen. Ab Exchange 2010 sogar als HTML-Code Siehe E2K7 Disclaimer.

Sie können diese Informationen nutzen, um sich ein erstes eigenes Bild über den Markt und ein paar Produkte zu machen. Ich bin aber auf ihre Mithilfe angewiesen, da ich zum einen nicht alle Produkte kenne und ein Kurztest der Produkte nicht unbedingt mit einem produktiven Einsatz zu vergleichen ist.

Warum ein Disclaimer ?

Am 1. Januar 2007 hat eine veränderte Rechtslage in Deutschland vielen Firmenchefs aufgeschreckt, da nun jede ausgehende Mail bestimmte Informationen enthalten muss. Da es nun kaum möglich ist,  allen Mitarbeitern zuverlässig die Konfiguration eines so genannten Disclaimers zuzumuten, begann die Suche nach Lösungen und Produkten, die diese Problematik auf dem Server oder dem Weg zum Internet lösen.

Bitte machen Sie sich selbst ein Bild, welche Informationen Sie an jede Mail anhängen müssen. Paragraph 37a im Handelsgesetzbuch schreibt z.B.

(1) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden

Absatz 2 beschreibt dann ein paar Ausnahmen, wo es nicht sein muss und dass das Registergericht per Zwangsgeld dagegen vorgehen kann. Für AGs und GmbHs gelten ähnliche Vorschriften. Bitte informieren Sie sich.

Es dürfte nämlich auch jede Menge Personen oder Anwälte geben, die im Rahmen einer Abmahnung natürlich ihr zweifelhaftes Spiel damit beginnen werden. Schließlich "spart" eine Firma, die das nicht macht,  ja Geld und das könnte als Wettbewerbsvorteil ausgelegt werden.

Wenn ich mir andererseits aber die Disclaimer einiger Firmen anschaue, dann sinniere ich schon über einen Disclaimer-Killer, der Disclaimer erkennt und wieder abschneidet. Denn es dürfte ja wieder nur eine politisch motivierte Aktion ohne realen Zusammenhang sein, die die Postfächer aller Empfänger aufbläht und die Datenkosten für mobile Geräte erhöht. Ich sehr schon die Antworten auf Antworten auf Antworten, die letztlich zu 90% aus Disclaimer besteht.

Wie und wo und wann ?

Natürlich kann nun jeder Mitarbeiter in seinem Outlook einfach eine Signatur einstellen. Aber das hilft ihnen als Firmeninhaber nicht wirklich weiter, da Sie zum einen nicht zentral sicherstellen können, dass wirklich jeder Anwender solch eine formal korrekte Signatur einstellt. Zum anderen gibt es Zugangswege zu Exchange (z.B. OWA, ActiveSync, WAP etc.), die eine automatische Signatur nicht einfach unterstützen.

Die einzig zuverlässige Lösung ist eine servergestützte Signatur. In Verbindung mit Exchange kann dies nur über einen Transport EventSink oder ein Gateway zwischen Exchange und Internet erreicht werden.

Idealerweise sorgt daher jedes System, welches eine Mail nach extern übermittelt für eine korrekte Signatur. Am Beispiel des häufig zitierten Disclaimer Scripts lässt sich zumindest gut die Funktion eines Transport Event Sink auf dem virtuellen SMTP-Servers aufzeigen.

Produkte und Vergleichskriterien

Ich pflege eine Matrix der Produkte mit ihren Funktionen. Allerdings ist es mir nicht gelungen, diese als HTML-Seite vernünftig darzustellen. Daher habe ich für jedes Produkt einen kleinen Steckbrief erstellt, welcher folgende Informationen enthält.

Wenn Sie weitere Produkte kennen oder Sie weitere Ergebnisse und Erfahrungsberichte beisteuern wollen, dann senden Sie mir einfach eine Mail an Kontaktadresse.

Produkte (nicht repräsentativ)

Alle Produkte nutzen den Windows SMTP-Server als Grundlage, und binden sich als Sink ein. Produkte, die eine eigene SMTP-Engine nutzen oder als Relay zwischen Mailserver und Internet geschaltet sind, wurde nicht berücksichtigt, da diese meist sehr viele andere Funktionen enthalten, die weit über die Anforderung "Disclaimer" hinaus gehen und größere Änderungen an ihrem Mailrouting erfordern würden. Das Anfügen eines Disclaimers ist mit einem SMTP-Transportsink (OnPostCategorize) einfach und effektiv möglich.

Produkt OLXDisclaimer DisclaimIt ExClaimer Maildisclaimer PolicyPatrol Disclaimers
Version 1.9 (20072003)
2.0 (E2K7)		 2.7 4.3 1.6.8 4.29
Hersteller Gangl Frank Krainer Exclaimer LTD Softalk Ltd Red Earth Software
Webseite www.gangl.de http://www.netal.
com/disclaimit.htm 		http://www.
exclaimer.com
/MailUtilities.aspx
#Disclaimers		 www.maildisclaimer
.com		 http://www.policypatrol.
com/PolicyPatrol
Disclaimers.htm
MSXFAQ-Info OLXDisclaimer DisclaimIt Exclaimer
Exclaimer2007		 Maildisclaimer PolicyPatrol
Lizenzierung Pro Server User/Server User
SBS pro Server		 Pro User und Server Pro User
Additional Server
Server
10 User
100 User
1000 User		 595€ bzw. 895€ -
60€
223€
807€
 149€ (nur SBS)

585€
2105€		 -
85US$
295US$
595US$		 295 US-$
145US-$
695 US-$
2495 US-$
Testversion 30 Tage 60 Tage Ja 30 Tage 30 Tage
Exchange Version
2000/2003
2007
SMTP Sink
Transport Agent
SMTP-Sink
?
SMTP Sink
Transport Agent		 ? ?
Disclaimer
Format
Inlinebilder
Attachment
AD-Felder
SmartPlacement
S/MIME-Features
Editor
Text/HTML/RTF
Ja
Ja
Ja
Ja
Skip
Nein
Text/HTML/RTF
Ja
Ja
Ja
Ja
?
Ja
Text/HTML/RTF
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Text/HTML
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Text/HTML
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Filter
Nach OU
AD-Gruppen
AD-Felder
AD-User
SMTP-Domain
Zeit
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Endezeit
Nein
Ja
Ja
SMTP-Adresse
Ja
Nein
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Nein
Nein
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Enterprise
Multi AD Domain
Perfmon
Eventlog
Logfile
Cluster
Zentralmanagement
Alertmail
Ja
Nein
Ja
Ja
Ja
Nein
Nein
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Nein
Ja
Ja
Ja
Teils
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Nein
Nein
Ja
Ja
Nein
Ja
Ja
Nein
Ja
?
?
Manuell
Ja
Dokumentation DE EN
Detailiert		 EN + DE EN EN
Techn. Details SingleDLL DLL+Dienst DLL+Dienst DLL+Dienst DLL+Dienst
Konfiguration Lokale über eigene Windows GUI
sehr einfach		 MMC Snap-In, auch remote per WMI Lokal über HTA-Seiten. Etwas verwirrend Lokale über eigene Windows GUI
Sehr einfach		 eigene Windows GUI
Einschränkungen   Keine Steuerung über OUs 6 Sinks per Default aktiv.
AD Zwingend		 Keine Steuerung über OUs, Stellt bei Lizenzverletzung die Funktion komplett ein !! Hinweis findet man nur im Debuglog. Disclaimer ist nur ein kleiner Teil des Gesamtprodukts. Die eigene Userdatenbank spart Performance aber verhindert die Zuweisung über OUs oder Gruppen und erfordert Imports.
Kundenbereiche Kleine und mittlere Kunden die einfache Installation und Bedienung wünschen. Enterprise Admins können Sie hier umschauen. Perfmon, Eventlog, Gute Doku Keine Präferenz. Keine Präferenz. Firmen ohne direkte AD Kopplung

Diese Tabelle kann nur einen kurzen Überblick geben, und ihnen helfen die zwei oder drei interessanten Kandidaten für ihre Umgebung zu ermitteln. Es gibt durchaus weitere Kriterien, die ich hier aber nicht explizit aufgeführt habe z.B. Verhalten bei Lizenzüberschreitung und Lizenzkontrolle, Performance bei großen Umgebungen (Hier besonders wie die AD-Abfrage gelöst ist), Verhalten bei signierten und verschlüsselten Mails. Auch erlauben einige Produkte auch interne Disclaimer (z.B. interessant für Hosting) und weitere Filter.

Bei einigen Produkten habe ich etwas ausführlicher die Installation und Konfiguration beschrieben. Aus dem Vergleich herausgefallen sind folgende Produkte:

Sie sehen, dass es gar nicht so einfach ist das "richtige" Produkt zu finden. Schade ist, dass die meisten nicht die Option nutzen, die Konfiguration z.B. im Active Directory zu hinterlegen, wie dies Exchange 2007 Transportregeln machen und damit mehrere Server die Konfiguration nutzen. Auch kann ich es nicht verstehen, dass nur wenige Produkte die Windowsumgebung hinsichtlich Eventlog und Performance Counter nutzen. Interessant ist natürlich, dass alle Hersteller durchweg sehr unterschiedliche Lösungen geschaffen haben und noch unterschiedlichere Lizenzmodelle verwenden.

Disclaimer mit Exchange 5.5 und anderen Mailsystemen

Exchange 5.5 ist zwar schon lange nicht mehr "supported", aber ich weiß natürlich, dass noch sehr viele Firmen weiterhin Exchange 5.5 im Betrieb haben. Auch für diese Umgebungen gibt es natürlich Lösungen. Die meisten Disclaimer Tools können nämlich auch mit Exchange 5.5 oder sogar ohne Exchange eingesetzt werden. Allerdings müssen Sie wissen, dass diese Produkte sich alle als "SMTP-Sink" auf dem Windows 2000/2003 SMTP-Server einbinden. Diese Funktion ist aber nicht an Exchange 2000/2003 gebunden, so dass man jede ausgehende Mail einfach durch einen Windows 2000/2003 SMTP-Server leiten muss, um einen Disclaimer anzubinden.

Allerdings bieten viele Produkte Zusatzfunktionen, die auf ein vorhandenes und gepflegtes Active Directory aufbauen, um z.B. den Absender als intern zu identifizieren und anhand von Regeln den passenden Disclaimer anzuwenden. Einige Produkte funktionieren aber auch komplett ohne Active Directory.

Wenn Sie daher einen Exchange 5.5 Server im Einsatz haben, dann können Sie die Konfiguration so abändern, dass der Exchange Server die Daten über einen Internet Mail Connector an einen Windows 2000/2003 SMTP-Server leitet, der dann den Disclaimer anfügt und in das Internet versendet. Beim Betrieb eines einzelnen Servers könnten Sie sogar überlegen, den Windows SMTP-Server "auf" dem Exchange 5.5 Server mit zu betreiben (nur wenn Exchange 5.5 auf Windows 2000 installiert ist) und durch geschickte Konfiguration der TCPIP-Ports und Weiterleitungen diese Funktion erreichen. Eine Installation auf einem Exchange 2000/2003 Server ist meist nicht zwingend erforderlich. Sogar die Funktionen des Active Directory können Sie nutzen, wenn Sie z.B. die Exchange 5.5 mit dem Active Directory Connector replizieren.

Die Funktion des Disclaimers mit einem Windows SMTP Server lässt sich sogar nutzen, um andere Mailsysteme um eine leistungsfähige Disclaimerfunktion zu bereichern.

Disclaimer und TNEF

Wer heute eine Mail in das Internet sendet, hat in der Regel die Wahl, ob er diese als TEXT und/oder HTML-versendet. Exchange kennt aber noch die Option, die Mails als "RTF" zu versenden. Das kann der Benutzer selbst beim Versand an der Mailadresse festmachen:

User RTF

Allerdings kann dies auch der Administrator auf dem Exchange Server je Zielsdomäne konfigurieren:

TNEF  TNEF

In allen Fällen ist es für einen SMTP-Sink allerdings schwer, diese Mail mit einem Disclaimer zu versehen, da TNEF bei einer TEXT als auch einer HTML-Mail als "WINMAIL.DAT"-Anlage daher kommt, in der die RTF-formatierte Mail zu finden ist. Wenn Sie daher den Bedarf haben, auch nach extern TNEF zu senden, dann sollten Sie die Produkte entsprechend auf die Tauglichkeit prüfen. Ich befürchte aber, dass keines der Produkte damit wirklich sauber umgehen kann.

Disclaimer mit Exchange 2007

Auch wenn Exchange 2007 selbst schon über Transportregeln die Ergänzung eines Disclaimers (siehe E2K7 Disclaimer) anbietet, so ist diese Lösung eher rudimentär, so dass Drittanbieter weiter einen Markt dafür haben. Es hat aber wohl knapp ein Jahr gedauert, bis Anfang 2008 die ersten Produkte dazu verfügbar wurden. Hier ein paar Links ohne Bewertung:

Weitere Links

Folgende Produkten arbeiten entweder als Clienterweiterung und steuern damit die Disclaimer durch eine zentrale Konfiguration von Outlook oder sind größere Suiten.

Weitere Produkte mit Schwerpunkt Disclaimer

Clientbasierter Produkte zu Disclaimer, Briefpapier etc.

Beachten Sie, dass diese Produkte meist eine Installation auf den PCs erfordern und z.B.: nicht sicherstellen können, dass ein rechtlich korrekter Disclaimer beim Zugang per Blackberry, ActiveSync, OWA oder POP3/IMAP4 angefügt wird.

Keywords: Produkte Disclaimer